Москва - +7 (499) 653-60-72 Доб. 355 Санкт-Петербург - +7 (812) 426-14-07 Доб. 525

Правовое регулирование электронного документооборота

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у экспертов по телефонам:

В результате создания глобальных компьютерных сетей произошел настоящий переворот в области передачи информации. С использованием средств удаленного доступа стали проводиться торги, осуществляться расчеты с банками, оформляться таможенные декларации и т. Этим требованиям удовлетворяют банковские системы, автоматизированные системы проведения торгов, где автоматически проверяется аутентичность документа, его соответствие стандарту. В широком смысле ЭДО — любой обмен компьютерными данными между различными субъектами например, частная переписка с использованием электронной почты.

Вы точно человек?

Правовое регулирование электронного документооборота в Казахстане. На сегодняшний день появилось множество сервисов, предлагающих возможность вести документооборот в электронном виде. Преимущества электронного документооборота вроде как очевидны и их сложно переоценить. Это сокращение расходов бумаги и иных расходных материалов, значительное сокращение расходов и времени на обмен документами, сохранность документов, отсутствие необходимости вести бумажный архив.

Однако электронный документооборот до сих пор не получил широкого применения на практике особенно среди малого и среднего бизнеса. Это скорей всего может быть связано со следующими обстоятельствами:. Во-первых, до сих пор не ясно насколько нормы, регулирующие электронный документооборот, полно регулируют все отношения, связанные с электронным документооборотом и вытекающие из него;.

Во-вторых, что также немаловажно, не понятно, готовы ли государственные органы принимать такие документы. В данной статье мы хотели бы ответить хотя бы на часть данных вопросов, возникающих в связи с применением электронного документооборота. Правовой статус электронных документов: Что такое электронный документ и ЭЦП? Начнем с того, чем на самом деле является электронный документ и в какой форме он должен быть.

ЭЦП - это набор электронных цифровых символов, созданный с помощью совокупности программных и технических средств, используемых для создания и проверки подлинности ЭЦП, и подтверждающий достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания. Электронные документы должны быть обязательно подписаны ЭЦП, и к таковым не относятся сканированные варианты документов. На сегодня, практически все казахстанские системы электронного документооборота используют ЭЦП Национального удостоверяющего центра.

Как и где формируется электронный документ? Так как существует требование о том, что электронный документ должен быть подписан ЭЦП, следовательно, должна быть также предусмотрена какая-то система или платформа, позволяющая оформлять такие документы и подписывать их с помощью ЭЦП. Участником СЭД могут быть физические или юридические лица, государственный орган или должностное лицо, участвующее в процессах сбора, обработки, хранения, передачи, поиска и распространения электронных документов.

Как правило, СЭД, распространяемые на территории РК, предоставляют потенциальным пользователем период для тестирования, в течение которого Вы можете проверить работу системы и решить подходит ли именно данная СЭД для Вашей деятельности.

Какие документы могут быть оформлены в электронной форме? Одним из основополагающих принципов осуществления электронного документооборота в государственных и негосударственных информационных системах является возможность использования электронных документов в любых сферах деятельности, где применяются информационно-коммуникационные технологии для создания, обработки, хранения и передачи данных.

Так, Гражданский кодекс РК прямо предусматривает, что письменная форма сделки совершается на бумажном носителе или в электронной форме. При этом, при совершении сделки допускается использование ЭЦП, если это не противоречит законодательству или требованию одного из участников.

То есть, для совершения сделок в электронном виде необходимо согласие всех участников сделки. Под сделками согласно Гражданскому кодексу РК признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Но есть и исключения. В частности, сделки, требующие согласно законодательству нотариального удостоверения, не могут быть заключены в электронном виде. Далее, Законом об электронном документе устанавливается, что электронный документ, соответствующий требованиям данного закона и удостоверенный посредством ЭЦП лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.

При этом, при составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях.

Риски: Каковы правовые последствия использования электронного документооборота? Также применение электронного документооборота вызывает большие вопросы, связанные с его безопасностью. При осуществлении электронного документооборота существует риск потери данных, несанкционированного доступа и другие риски, связанные с техническими аспектами электронного документооборота. Такие риски могут также повлечь правовые последствия. В частности потенциальный риск невозможности доказать совершение сделки при отсутствии документа на руках и отсутствии доступа к СЭД.

Кроме технических рисков есть и юридический риск, заключающийся в следующем. В соответствии с Гражданским кодексом РК несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора подтверждать ее совершение, содержание или исполнение свидетельскими показаниями.

В случае несоблюдения простой письменной формы внешнеэкономическая сделка считается ничтожной. В связи с этим возникает вопрос, что следует рассматривать в качестве простой письменной формы? Равнозначна ли простая письменная форма письменной форме, к которой приравнивается электронный документ. На наш взгляд, простая письменная форма является письменной формой, а иначе смысл электронного документооборота теряется.

Переход на электронный документооборот: Как перейти на электронный документооборот? Правила документирования, управления документацией и использования СЭД в государственных и негосударственных организациях утверждены Постановлением Правительства РК от 31 октября года. Данные Правила устанавливают порядок документирования, подготовки и оформления документов, порядок обработки входящих и исходящих документов, внутренних документов, их регистрации, порядок использования ЭЦП и т.

Правовой статус поставщиков СЭД: Требуется ли им разрешение? Для разработки и предоставления СЭД не требуется каких-либо разрешений или уведомлений. Основными принципами осуществления электронного документооборота являются:. Так, предполагается, что электронный документ, созданный в одной СЭД, должен иметь возможность открываться и использоваться и в других СЭД.

Электронные документы хранятся в государственных и или негосударственных информационных системах. Порядок их хранения устанавливается Правилами документирования, управления документацией и использования СЭД в государственных и негосударственных организациях. Сроки хранения электронных документов и обязательность оформления их бумажных подлинников устанавливаются перечнем типовых документов, утверждаемым уполномоченным органом.

Электронные документы хранятся в том формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных ЭЦП под соответствующими электронными документами. СЭД, по сути, является программным обеспечением для ведения документооборота. Она может работать как онлайн, так и офлайн, то есть, сервера для обработки и хранения данных могут храниться в облаке или личном сервере компании.

Следовательно, вопросы безопасности и защиты данных больше относятся к сохранности таких облачных сервисов и серверов. Регулирование использования СЭД с точки зрения законодательства о защите персональных данных. В СЭД могут обрабатываться и храниться персональные данные контрагентов, работников и т.

Закон об электронном документе не регулирует вопросы защиты персональных данных. Так, согласно Закону об информатизации собственник или владелец электронных информационных ресурсов, содержащих персональные данные, при передаче электронных информационных ресурсов, содержащих персональные данные, собственнику или владельцу информационной системы обязан получить согласие субъекта персональных данных или его законного представителя на сбор и обработку персональных данных с использованием информационных систем, за исключением случаев, предусмотренных Законом о персональных данных.

Собственники и владельцы информационных систем, получившие электронные информационные ресурсы, содержащие персональные данные, обязаны принимать меры по их защите в соответствии с Законом об информатизации и действующими на территории РК стандартами. Данная обязанность возникает с момента получения электронных информационных ресурсов, содержащих персональные данные, и до их уничтожения либо обезличивания. Следовательно, организации, использующие СЭД, должны получить согласие субъектов персональных данных или их законных представителей на сбор и обработку персональных данных с использованием СЭД.

Кроме этого, такие организации обязаны принять меры по защите персональных данных в соответствии с законодательством о защите персональных данных. Из вышеизложенного приходим к заключению, что электронный документ равнозначен документу на бумажном носителе. Однако, для признания электронного документа необходимо соблюдать требования, установленные законодательством для документов на бумажном носителе и требования Закона об электронном документе, в частности, подписание ЭЦП.

Преимуществ электронного документооборота очень много, и СЭД могут быть особенно удобными для компаний, работающих с большим количеством поставщиков и клиентов, в особенности, с физическими лицами. Так как отпадет необходимость постоянного запрашивания оригиналов первичных бухгалтерских документов на бумажном носителе и сократятся расходы, связанные с получением таких оригиналов документов. Но следует обратить внимание на следующие моменты: защиту от несанкционированного доступа, резервное копирование данных для снижения риска их потери, получение согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных с использованием СЭД и принятие мер по защите персональных данных.

Информация, содержащаяся в настоящем Обзоре, общего характера и не может быть использована как юридическая консультация или рекомендация. Пожалуйста, имейте в виду, что Казахстан является развивающейся экономикой, и законодательство и правовая система находятся в постоянном развитии. В случае возникновения каких-либо вопросов в отношении информации, изложенной в настоящем Обзоре, пожалуйста, обращайтесь. Statutory regulation of electronic document management in Kazakhstan.

To date, there are many services which offer electronic management of documents. However, electronic document management is not very prevalent, especially among small and medium scale businesses. This could be due to the following reasons:. The norms governing electronic document management are not clear in their regulations of matters relating to and resulting from electronic document flow. The extent to which government bodies are ready to accept electronic documents is still unclear.

In this article, we look at answering a few questions relating to the use of electronic document management. Legal status of electronic documents: what constitutes an electronic document and EDS? EDS is a set of electronic digital symbols created using a set of software and hardware, which helps create and verify the authenticity of EDS, thereby confirming the authenticity of an electronic document, its identity and immutability of content. Electronic documents must necessarily be signed by EDS.

These do not include scanned versions of documents. How and where is the electronic document generated? Since it is a mandate that an electronic document must be signed with EDS; a system or platform is developed that allows such documents to be drawn up and signed with EDS.

EDMS may be used by individuals or legal entities, a government body or an official involved in the collection, processing, storage, transmission, search and distribution of electronic documents.

The cost and offering of an EDMS may differ based on the requirement of the participant. Which documents can be issued in an electronic form? One of the fundamental principles for using electronic document management in state and non-state information systems is that electronic documents can be developed in any areas of activity where information and communication technologies are used to create, process, store and transmit data. Thus, the Civil Code of the Republic of Kazakhstan explicitly allows transactions to be written on paper or developed in an electronic form.

Under the Civil Code of the Republic of Kazakhstan the actions of citizens and legal entities aimed at establishing, changing or terminating civil rights and obligations are qualified as a deal with some exceptions. In particular, transactions requiring notarization under law should not be concluded electronically. Furthermore, the Electronic Document Law stipulates that an electronic document which conforms to the requirements of this law and is authenticated by the EDS of the person having the authority to sign it, shall be equivalent to a signed paper document.

The Chairman of the State Revenue Committee of the Finance Ministry issued a clarification that subject to the terms of the Tax Code, Law of the Republic of Kazakhstan On Accounting and Financial Reporting dated 28 February , and Electronic Document Law, the electronic document is recognized and may be used as a primary document confirming legitimacy of deduction of costs, provided such costs are related to income-generating activities.

At the same time while preparing primary documents and accounting registers in an electronic format, companies should also make copies of such documents on paper. Risks: Are there any legal implications of using electronic document management? A risk of data loss, unauthorized access and other technical risks are associated with electronic document flow during implementation of electronic document management. Such risks may also entail legal consequences.

For instance, an absence of proof of transaction due to lack of a physical document and lack of access to EDMS is a huge potential risk. In addition to technical risks, there are legal risks, which consist of the following. In accordance with the Civil Code, non-compliance with a simple written form of the deal deprives the parties, the right to confirm its execution, content or performance by testimony in case of a dispute.

In case of non-compliance with a simple written form, the foreign trade transaction qualifies as void.

1.3. Правовое регулирование электронного документооборота

На фоне всех этих событий в современном деловом мире также появляется все большее количество разнообразных помощников. Например, сегодня весьма большую популярность в России приобрела система электронного документооборота, именуемая СЭД. Правовое регулирование электронного документооборота — сфера, которая по сей день стремительно развивается и приобретает более четкий силуэт. Буквально за одно столетие человечество скопило огромный объем знаний, касающихся:. Для существования любой организации необходимы специальные сотрудники или электронные системы, которые занимались бы вышеперечисленными процессами.

Как осуществляется правовое регулирование работы систем электронного документооборота

Правовое регулирование электронного документооборота в Казахстане. На сегодняшний день появилось множество сервисов, предлагающих возможность вести документооборот в электронном виде. Преимущества электронного документооборота вроде как очевидны и их сложно переоценить.

С точки зрения правового регулирования электронного документооборота, то к основным нормативно правовым актам относятся следующие документы [17]:. Федеральный закон от

В результате создания глобальных компьютерных сетей произошел настоящий переворот в области передачи информации. С использованием средств удаленного доступа стали проводиться торги, осуществляться расчеты с банками, оформляться таможенные декларации и т.

В последнее время в действующие законодательные акты были внесены изменения, связанные с правовым режимом электронных документов. Остановимся на некоторых из них.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Рекомендуем к прочтению: Новые правила и условия прописки на даче с 1 января 2019 года. В службу занятости ежемесячно нужно сообщать обо всех свободных и вакантных должностях (п. Даже собственную квартиру, половину он переписал на маму, в собственность. Правила возврата приобретённого мобильного телефона в период отведённого двухнедельного срока, обязывает продавца отдать ваши деньги в течение трёх дней.

К примеру, водительского удостоверения. Стало известно о намеченном властями на 7 ноября контрмитинга. Социальные выплаты для малоимущих в 2019 году.

Правовое регулирование электронного документооборота

Разведенный мужчина обладает своими преимуществами и недостатками, но общение с ним женщине необходимо строить по несколько иным правилам, чем с мужчиной, никогда не женатым. Для потребителя главным посредником, а значит и гарантом выступает продавец.

Также добавлю, что согласно п. Для определённой категории работающих (несовершеннолетних, совместителей и т.

Когда обязательства по договору будут выполнены, заёмщику стоит потребовать от кредитора возврата расписки. Особенности работы социального педагога с детьми-сиротами и детьми, оставшимися без попечения родителей. Выкупаем арендованное жильё в рассрочку. При этом ценности могут передаваться как сторонним организациям, например, с помощью продажи, так и другим обособленным подразделениям предприятия, находящимся за его пределами.

Отношение к воинской обязанности указывается на момент подачи заявления. Для попадания в обобщенный список лиц, пострадавших от действий недобросовестных генподрядчиков, необходимо попасть на прием в местный градостроительный комитет и подать необходимое заявление.

Правовое регулирование электронного документооборота. Автор: Зоя Вешкурцева. Зоя Вешкурцева, юрист. В последнее время в действующие.

Широкий выбор гидронасосов и гидромоторов всех серийГидромотор аксиально-поршневой. В какой срок обязаны вернуть деньги за товар.

На федеральном уровне для детей из малоимущих семей предусматривается перечень льгот, на региональном уровне этот перечень может быть скорректирован.

Обычно проблемы из-за отсутствия военника могут возникнуть, если 27 еще не исполнилось. Приватизация возможно для следующих категорий военнослужащих: Проживающих в помещении на основании договора социального найма. Понятие права регресса, его основные признаки и правовая природа.

Не допускается требовать возврата части уплаченного налога по бумагам, выданным на имя другого лица, даже если он является родственником ребенка, либо благотворительной организации. Проблема в том, что почти все варианты приглашений соискателя на предлагаемую нами удалённую работу, стали похожи до предела и просто приелись. Цель страховых итак всем понятна)) когда я спросил в согазе, почему нарушаете закон и навязываете допстраховку, мне ответили - сейчас итак почти никто не страхуется, где деньги брать.

На сайте размещена вакансия художника-оформителя с требованием художественного образования и испытательным сроком 1 месяц.

Смерть физического лица, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении. В этом случае можно попытаться получить полные кредитные каникулы: понятно, что у заемщика не будет дохода, поэтому есть все шансы, что банк пойдет навстречу.

Куда обратиться, если оплаченный штраф числится неоплаченным. В 2004 году были утверждены первые разновидности таких носителей информации.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Программа для электронного документооборота

Если у Вас остались вопросы, воспользуйтесь формой выше или позвоните по телефонам:
Бесплатная консультация
+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 - Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 525 - Санкт-Петербург